وحدة التوثيق والارشيف

  • تسجيل وتدوين مختلف أنشطة وفعاليات المؤتمر (كتابة، صوت، صورة)
  • وضع وتعميم نماذج العمل على ان يكون لكل نموذج رقم وتاريخ وعنوان.
  • وضع تصنيف معياري لأرشفة الوثائق المختلفة مع إعطاء كود وتاريخ لكل وثيقة.
  • وضع وتطبيق آلية مناسبة لانسياب الوثائق وتحديد مسار تداولها.
  • تصميم سجلات خاصة لتوثيق الوثائق والمعلومات المختلفة الواردة وعمل بطائق على هذه الوثائق لتسهيل الرجوع اليها عند الحاجة.
  • التوثيق الالكتروني من خلال انشاء مجلدات  لكل مكون من مكونات المؤتمر وكل موضوع.
  • حفظ نسخة الكترونية من الوثائق بشكل يومي، وحفظ نسخه احتياطية اسبوعيا في مكان أمن
  • الاحتفاظ بنسخ إليكترونية من الوثائق الورقية الاساسية والمهمة.
  • توفير وإتاحة الوثائق والمعلومات التي تحتاجها كافة فعاليات المؤتمر.
  • الحفاظ على سرية الوثائق مع الحرص على تقديم الملخصات المطلوبة لرؤساء الفرق فيما يعنيهم
  • المشاركة في إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية والختامية

مهام واختصاصات وحدة التوثيق والأرشيف

أولاَ : المهام والاختصاصات العامة لوحدة التوثيق والأرشيف:

  1. تسجيل وتدوين مختلف أنشطة وفعاليات المؤتمر بما في ذلك الجلسات العامة للمؤتمر وجلسات فرق العمل المنبثقة عنه، والاجتماعات الاستثنائية وبمختلف وسائل التوثيق، المكتوب، وضع وتعميم نماذج العمل في اطار مختلف مكونات العمل بالتنسيق مع المعنيين في كل مكون، بحيث تشمل (نماذج المحاضر، نماذج التقارير، نموذج الحضور والغياب، ، نموذج جدول اعمال، ..... الخ). على ان يكون لكل نموذج رقم وتاريخ وعنوان.
  2. وضع تصنيف معياري لأرشفة الوثائق المختلفة التي يتم تدلولها والتعامل معها داخل مختلف مكونات المؤتمر، بحيث يشمل التصنيف عناصر اساسية تضمن سهولة الاسترجاع لاي وثيقة (حسب الموضوعات/القضايا، حسب المكونات التنظيمية داخل المؤتمر) مع إعطاء كود وتاريخ لكل وثيقة.
  3. وضع وتطبيق آلية مناسبة لانسياب الوثائق وتحديد مسار تداولها.
  4. وضع آلية لتوثيق الوثائق والمعلومات المختلفة الواردة من مختلف مكونات المؤتمر وفرق العمل المنبثقة عنه، والأمانة العامة وإداراتها المختلفة، ويتم ذلك من خلال تصميم السجلات الخاصة بذلك وعمل بطائق على هذه الوثائق لتسهيل الرجوع اليها عند الحاجة.
  5. التوثيق الإلكتروني لجميع الوثائق من خلال إنشاء مجلدات لكل مكون من مكونات المؤتمر وكل موضوع.
  6. حفظ نسخة الكترونية من الوثائق، وحفظ نسخه احتياطية على سيرفر مغلق خاص بالأمانة العامة اسبوعيا ونسخة تحفظ في مكان آمن (تسلم للامين العام).
  7. حفظ الوثائق الورقية الأساسية الخاصة بأنشطة وفعاليات العمل داخل المؤتمر العام وفرق العمل المنبثقة عنه، كالمحاضر والتقارير الفنية والوثائق بأنواعها من اصل ونسخة على أن يتم حفظ الأصل في الأرشيف النهائي وإتاحة النسخة الأخرى في الأرشيف الجاري للتداول.
  8. تحويل الوثائق الورقية الاساسية والمهمة خصوصا محاضر الاجتماعات النهائية الموقعة والتقارير الموقعة المرفوعة من مختلف الفرق والمكونات الى نسخة الكترونية.
  9. توفير واتاحة الوثائق والمعلومات التي تحتاجها كافة فعاليات المؤتمر.
  10. إعطاء الصفة الرسمية للوثائق الرسمية المتداولة داخل المؤتمر من خلال ختمها بختم وحدة التوثيق من خلال اصدار تعميم بذلك من الامين العام لمختلف المكونات وفرق العمل داخل المؤتمر.
  11. أي مهام أخرى تدخل في نطاق إختصاص وحدة التوثيق أو تكلف بها من قبل الأمين العام و نائبه.

ثانياً : مهام واختصاصات موظفي وحدة التوثيق والأرشيف :

مهام مدير الوحدة :

  1. تنظيم مختلف المهام والأنشطة داخل الوحدة والعمل على تسهيل اجراءات انسياب وأداء العمل دخل الوحدة بما يضمن تحقيق فعالية وكفاءة وسرعة وانتظام إدارة المهام وتقديم خدمات توثيق وحفظ وفهرسة وأرشفة واسترجاع الوثائق بصورة سهلة وسلسة من وإلى الوحدة.
  2. التخطيط لمسارات العمل في الوحدة وضمان انسجام العمل داخل الوحدة مع متطلبات التوثيق واستراجاع المعلومات وضمان سير مهام الوحدة بشكل مخطط ودقيق وذلك من خلال وضع خطة عمل عامة للوحدة وخطط شهرية تراجع أول بأول.
  3. الرقابة على سير تنفيذ المهام داخل الوحدة والتأكد من تحقيق فعالية تسجيل وتوثيق الوقائع والأنشطة والفعاليات داخل الوحدة وضمان حفظ وتوثيق مختلف مخرجات العمل التي يتم إنتاجها وتداولها داخل المؤتمر.
  4. الإشراف على مختلف جوانب سير انشطة العمل داخل الوحدة والمتابعة لفريق التوثيق التابع للوحدة وكذلك فريق الأرشيف وتقديم التوجيهات والتعليمات اللازمة لتحقيق هدف الوحدة.
  5.  تسهيل انسياب أعمال التوثيق والأرشفة المختلفة داخل الوحدة وفي إطار مكونات العمل المختلفة داخل المؤتمر ومعالجة أي معوقات تواجه فريق التوثيق والأرشيف.
  6. وضع مقترح لمعايير إتاحة الوثائق والمعلومات المؤرشفة لأعضاء المؤتمر، وأعضاء فرق العمل.
  7. وضع معايير تأمين الوثائق (النسخ الاحتياطي الاسبوعي- قفل منافذU S B   ولا يتم النسخ الا عبر جهاز مدير الوحدة وبمعرفته).   

مهام واختصاصات فريق التوثيق:

  1. تسجيل وتدوين مختلف أنشطة وفعاليات المؤتمر بما في ذلك الجلسة العامة وجلسات فرق العمل والاجتماعات الاستثنائية (تسجيل وتوثيق صوتي ومدون) مع الحصول على نسخة من الوثائق االورقية وكلمات الأعضاء والمكونات المشاركة ومقترحاتهم المكتوبة وكل ما يتم تداوله من وثائق داخل الجلسات.
  2. اخذ نسخة من اي تقرير او مواد معلوماتية تصل الى فرق العمل أو المكونات الأخرى داخل المؤتمر بغرض توثيقها وحفظ نسخة منها.
  3. تسليم كل ما تم تسجيله وتوثيقه في جلسات فرق العمل أولاً بأول لمدير الوحدة للإطلاع والمراجعة واعتمادها بشكل نهائي.
  4. العمل على اطلاع مدير الوحدة على اي مستجدات ذات صلة بعملية التوثيق والتسجيل داخل مختلف فعاليات ومكونات المؤتمر.
  5. الحفاظ على سرية الوثائق والمواد التي يستلمها او يوثقها او يتعامل معها وضمان عدم تسربها.
  6. الحفاظ على وسائل وتجهيزات التوثيق المسلمة لهم وضمان استمرار تشغيلها واتخاذ الإحتياطات اللازمة التي تضمن تسجيل وتوثيق أي فعالية داخل المؤتمر بالتنسيق مع مدير الوحدة وإبلاغه عن أي خلل أولاً بأول بحيث يتم تلافي ذلك بدون التأثير على فعالية وكفاءة عملية التوثيق.
  7. إعداد تقارير اسبوعية لسير عمليات التسجيل والتوثيق التي قامو بها مع تحديد الجوانب الإيجابية والسلبية التي رافقت مهام التسجيل والتوثيق وتقديم  أي مقترحات بشأنها.
  8. الإبلاغ أولا بأول عن أي عوائق ترتبط بقيامهم بتوثيق وتسجيل الفعاليات. 
  9. المشاركة في إعداد التقارير الشهرية والتقرير الختامي لوحدة التوثيق.
  10. أي مهام تدخل في نطاق اختصاصهم ويكلفوا بها من قبل مدير وحدة التوثيق.