إدارة العمليات

إدارة العمليات

شراء وتجهيز جميع المكاتب للإدارات والأقسام التابعة للمؤتمر.

الدعم اللوجستي لتدريب الاعضاء .

الترتيب والإشراف على مواقف السيارات.

إصدار بطائق الاعضاء / موظفين / أمن / اعلاميين .

توزيع دعوات / نقل الاعضاء / استقبال الاعضاء / في حفلات الإفتتاح .

إعداد جميع أعمال المطبوعات / ادبيات / حمله ترويجية بالتنسيق مع الإدارة الاعلامية و  UNOPS

نظام النافذة الواحدة (بنك – عيادة – أحوال مدنية – خدمة أعضاء ..... الخ)

تسهيل عمل الفرق / المقررين / الميسرين / الموثقين.

توفير وسائل المواصلات والحركة للأعضاء .

  • أقسام الإدارة :
  • إدارة الفعاليات :

الإشراف على نظام النافذة الواحدة ويتم ذلك بالاتي:

اجتماع تنسيق مع كل خدمات النافذة الواحدة (بنك – عيادة – أحوال مدنية – خدمة أعضاء ..... الخ)

استلام أي استمارات او ادبيات من أي إدارة وتوزيعها واعاده جمعها وتسليمها للإدارة المعنية (بعد موافقة خدمة الأعضاء)

التنسيق مع (الدعم الفني – المشاركة المجتمعية – الموثقين الإعلامين – المقررين) بما يخض استخدام قاعات /فعاليات / اجتماعات / استضافة ضيوف ..... الخ.

إصدار البطائق :

 جمع معلومات عن المشاركين وجمع صورهم وبياناتهم

اصدار بطائق للأعضاء / موظفين / اعلاميين / متطوعين / آمن

التنسيق مع الموارد البشرية في حالة تعديل او اخطاء في الكشوفات

  • المشتريات :

استلام طلبات المشتريات من اعضاء فريق الأمانة .

مراجعه الطلبات للتأكد من قابليتها للشراء.

التواصل – التنسيق مع الموردين للوصول الى افضل السلع والاسعار والخدمات .

التنسيق مع UNOPS فيما يخص المشتريات.

متابعة الـ UNOPS فيما يتعلق بعملية الدفع.

استكمال اجراءات الموردين .

  • إدارة القاعات :

تسهيل عمل الفرق / المقررين / الميسرين / الموثقين.

رفع الاحتياجات لكل من سبق ذكرة.

مدير القاعة يعتبر مدير مكتب رئيس فريق العمل.

التنسيق مع منسق الفعاليات في الترتيبات اللوجستية.

تنظيم دخول الإعلاميين بالتنسيق مع منسق الفعاليات ورؤساء الفرق.

رفع تقرير اداء يومي لمنسق الفعاليات.

  • إدارة الحركة والنقل :

تعيين مسئول تواصل لفريق العمل في حالة عدم وجود القائد .

التأكد من عدد الباصات والسيارات والسائقين .

التنسيق مع آمن المنطقة ( آمن المواقف – الامن المركزي في النقاط الامنية الثلاث – الأمن السياسي والأمن القومي في الفندق ) .

نقل المشاركين والتأكد من وجود متطوع وآمن فوق كل باص ذهاباً واياباً .

تجهيز باصات وسيارات لنقل المشاركين في حالة الطوارئ

التنسيق مع  UNOPS لتوفير وجبات للمتطوعين والسائقين وآمن المنطقة .

 

محمد نشوان                     مدير العمليات

حمزه المحاقري                 منسق الفعاليات

اميرة الصغير                    مساعد مدير العمليات

هيثم الضبيبي                    مسئول أصدار البطائق

حسن اليعبري                   مسئول المشتريات

محمد القدسي                   مدير القاعه

رعد الضبيبي                   مدير القاعه

علي منصر                      مدير القاعه

ماجد النمر                      مدير القاعه

ابراهيم غانم                    مدير القاعه